Contentkalender maken: stappenplan, templates en tools

Je weet dat regelmatig content delen belangrijk is voor je bedrijf. Maar elke week opnieuw bedenken wat je moet posten kost tijd en energie. Misschien post je nu nog ad hoc een bericht wanneer je er aan denkt, of vergeet je het gewoon omdat andere taken voorrang krijgen. Het resultaat? Je online aanwezigheid blijft achter en je mist kansen om je doelgroep te bereiken.

Een contentkalender lost dit op. Je plant van tevoren wat je wanneer gaat delen, op welk kanaal, en met welk doel. Zo creëer je structuur, werk je efficiënter, en lever je consistent waardevolle content af. Je hoeft niet meer te improviseren of in paniek iets te posten omdat het alweer te lang geleden is.

In dit artikel lees je precies hoe je een effectieve contentkalender maakt. We nemen je stap voor stap mee door het proces: van het bepalen van je doelen tot het kiezen van de juiste tools. Je krijgt praktische templates die je direct kunt gebruiken en concrete tips om je planning direct te verbeteren. Aan het einde heb je een werkende contentkalender die écht helpt.

Wat is een contentkalender

Een contentkalender is een planning waarin je van tevoren vastlegt welke content je wanneer gaat delen. Je noteert niet alleen de publicatiedatum, maar ook het onderwerp, het kanaal, het format en wie verantwoordelijk is voor het maken ervan. Het werkt als een centraal overzicht waar je hele team in kan kijken.

Wat staat er in een contentkalender?

Je contentkalender bevat minimaal deze onderdelen: de publicatiedatum en tijd, het platform of kanaal (LinkedIn, Instagram, blog, nieuwsbrief), een korte omschrijving van het onderwerp, het type content (video, artikel, infographic), en de status (idee, in productie, klaar). Sommige contentkalenders bevatten ook hashtags, doelgroepinformatie en links naar de definitieve posts.

Een goede contentkalender geeft je team in één oogopslag duidelijkheid over wat er gepland staat en wie waaraan werkt.

Door alles centraal te organiseren voorkom je dat je dubbel werk doet of belangrijke momenten mist. Je ziet in één overzicht of je voldoende variatie hebt in je content en of je consistent genoeg publiceert. Het maakt contentkalender maken tot een essentiële basis voor effectieve contentmarketing.

Stap 1. Bepaal doelen, doelgroep en kanalen

Je start met contentkalender maken door helder vast te stellen wat je wilt bereiken. Zonder duidelijke doelen post je content zonder richting en meet je niet of het werkt. Je doelen bepalen welke content je maakt, voor wie, en op welke platforms. Deze stap legt de basis voor alle beslissingen die je daarna neemt in je contentkalender.

Stel heldere contentdoelen vast

Je formuleert specifieke, meetbare doelen die aansluiten bij je bedrijfsstrategie. Wil je meer websitebezoekers, meer leads, hogere naamsbekendheid, of meer betrokkenheid van bestaande klanten? Bijvoorbeeld: "30% meer websitebezoekers via social media binnen drie maanden" of "50 nieuwe leads per maand via LinkedIn content". Vage doelen zoals "meer zichtbaarheid" helpen je niet verder.

Concrete doelen geven je houvast bij elke contentbeslissing en maken het mogelijk om je resultaten te meten.

Breng je doelgroep in kaart

Je beschrijft precies wie je wilt bereiken met je content. Denk aan hun functie, uitdagingen, vragen en waar ze online actief zijn. Een MKB-ondernemer uit de bouw heeft andere behoeften en gebruikt andere platforms dan een marketeer bij een tech startup. Documenteer deze informatie zodat iedereen in je team dezelfde doelgroep voor ogen heeft wanneer ze content maken.

Selecteer de juiste kanalen

Je kiest maximaal drie tot vier platforms waar je doelgroep daadwerkelijk actief is. Probeer niet overal te zijn, want dat leidt tot oppervlakkige content en uitputting. Voor B2B werkt LinkedIn vaak het beste, terwijl Instagram en TikTok beter passen bij visuele B2C-merken. Je eigen blog of nieuwsbrief behouden altijd waarde omdat je daar volledige controle hebt over je bereik en data.

Test waar je doelgroep reageert door drie maanden consistent te posten op je gekozen kanalen. Analyseer daarna welke platforms de beste resultaten opleveren en focus daar je energie op. Beter vijf sterke LinkedIn posts per maand dan twintig matige berichten verspreid over zes platforms.

Stap 2. Kies structuur, formats en frequentie

Je bepaalt nu hoe je contentkalender eruitziet en welke informatie erin staat. Een goede structuur zorgt ervoor dat je team snel kan werken en niets vergeet. Je kiest ook welke soorten content je gaat maken en hoe vaak je publiceert. Deze beslissingen maken het verschil tussen een kalender die werkt en eentje die na twee weken stof ligt te vangen.

Bepaal de basisstructuur van je kalender

Je bouwt je contentkalender rond vaste kolommen die je altijd nodig hebt. Start met minimaal deze elementen: datum, kanaal, onderwerp, type content, auteur en status. Voeg alleen extra kolommen toe die je daadwerkelijk gebruikt, zoals hashtags, doelgroepsegment of URL naar de gepubliceerde content. Hoe simpeler je kalender, hoe makkelijker je hem bijhoudt.

Een werkbare basisstructuur ziet er zo uit:

Selecteer je contentformats

Je kiest drie tot vijf verschillende contentformats die passen bij je kanalen en doelgroep. Voor LinkedIn werken bijvoorbeeld artikelen, carrousels, polls en video's goed. Instagram vraagt om reels, stories en afbeeldingen. Blogs combineer je met infographics, video's of downloadbare templates. Variatie houdt je doelgroep betrokken en voorkomt dat je feed eentonig wordt.

Mix educatieve, inspirerende en vermakelijke content om je doelgroep blijvend te boeien en verschillende behoeften te vervullen.

Plan per maand minimaal vier verschillende formats in je contentkalender. Zo test je wat werkt en blijf je contentkalender maken interessant voor jezelf en je team.

Bepaal je publicatiefrequentie

Je stelt een realistische frequentie vast die je drie maanden volhoudt. Start conservatief: twee LinkedIn posts per week werkt beter dan dagelijks posten dat je na twee weken opgeeft. Elk platform heeft een andere ideale frequentie: LinkedIn vraagt 2-3 keer per week, Instagram 4-7 keer, en je blog 1-2 artikelen per maand.

Consistentie wint van intensiteit. Plan daarom vaste publicatiemomenten in je kalender, bijvoorbeeld elke dinsdag en donderdag om 14:00 uur. Dit creëert verwachtingen bij je doelgroep en maakt plannen makkelijker.

Stap 3. Vul je contentkalender stap voor stap

Je hebt je structuur klaar en weet wat je wilt bereiken. Nu vul je daadwerkelijk content in voor de komende weken. Deze stap vraagt strategisch denken en creativiteit. Je plant niet zomaar losse posts, maar creëert een samenhangende contentstroom die je doelgroep waardevol vindt en je doelen ondersteunt.

Begin met contentthema's en brainstorming

Je organiseert een brainstormsessie met je team om in één keer content voor een hele maand of kwartaal te verzinnen. Werk met vaste thema's per week of maand die aansluiten bij je bedrijfsdoelen. Bijvoorbeeld: week 1 focust op klantverhalen, week 2 op praktische tips, week 3 op brancheinzichten, en week 4 op productvoordelen. Deze thematische structuur geeft richting en maakt contentkalender maken overzichtelijk.

Documenteer alle ideeën direct in je kalender, ook de ruwe concepten. Je noteert het kernonderwerp, het format en het geschatte tijdsinvestering. Later verfijn je deze ideeën tot concrete posts. Betrek verschillende teamleden bij deze sessie omdat diverse perspectieven leiden tot sterkere content en meer buy-in.

Plan rondom belangrijke momenten

Je vult eerst alle vaste datums en gebeurtenissen in die relevant zijn voor je doelgroep: branche-evenementen, feestdagen, productlanceringen, en seizoensgebonden momenten. Deze ankerpunten vormen het strategische fundament van je contentkalender. Werk drie maanden vooruit zodat je genoeg tijd hebt om kwalitatieve content te maken.

Daaromheen bouw je je reguliere content die waarde levert ongeacht de datum: educatieve artikelen, how-to video's, en inspirerende verhalen. Zorg voor een gezonde mix van 60% educatief, 20% inspirerend, en 20% promotioneel materiaal.

Een goede verdeling tussen tijdloze en tijdgebonden content zorgt voor consistentie én relevantie in je communicatie.

Wijs verantwoordelijkheden toe en update statussen

Je koppelt elke contentitem aan een specifieke teamlid die verantwoordelijk is voor creatie, review of publicatie. Gebruik duidelijke statuslabels zoals "Idee", "Concept", "Review", "Goedgekeurd" en "Gepubliceerd". Dit voorkomt verwarring over wie wat doet en maakt voortgang inzichtelijk. Plan wekelijks een kort overleg om de kalender te bespreken en knelpunten op te lossen.

Stap 4. Gebruik templates, tools en automatisering

Je wilt niet elke maand opnieuw het wiel uitvinden bij contentkalender maken. Door templates en tools te gebruiken bespaar je tijd en werk je efficiënter. Automatisering zorgt ervoor dat je content op het juiste moment gepubliceerd wordt zonder dat je er constant aan hoeft te denken. Deze stap maakt het verschil tussen een contentkalender die werkt en eentje die te veel energie kost.

Start met een Excel of Google Sheets template

Je downloadt een kant-en-klaar template of maakt er zelf eentje in Excel of Google Sheets. Deze tools kennen de meeste mensen al en je werkt direct online samen met je team. Maak een simpel overzicht met kolommen voor datum, tijd, kanaal, onderwerp, type content, auteur en status. Gebruik filters om snel specifieke kanalen of auteurs te vinden.

Een praktisch template ziet er zo uit:

| Week | Datum  | Tijd  | Kanaal   | Onderwerp              | Type      | Auteur | Status |
|------|--------|-------|----------|------------------------|-----------|--------|--------|
| 1    | 06-01  | 14:00 | LinkedIn | AI-tips voor MKB       | Carrousel | Lisa   | Klaar  |
| 1    | 08-01  | 10:00 | Blog     | Procesautomatisering   | Artikel   | Tom    | Review |
| 2    | 13-01  | 14:00 | LinkedIn | Klantverhaal Bakker BV | Video     | Lisa   | Idee   |

Voeg tabs toe voor verschillende maanden of kwartalen zodat je overzicht behoudt zonder eindeloos te scrollen. Gebruik kleurcodes voor statussen: groen voor gepubliceerd, oranje voor in review, rood voor urgent.

Kies een planningtool die bij je past

Je overweegt een gespecialiseerde planningtool wanneer je team groeit of je op meerdere kanalen actief bent. Tools zoals Trello, Asana of Monday bieden visuele bordweergaves die het makkelijker maken om voortgang te volgen. Je kent taken toe, stelt deadlines in en ontvangt notificaties wanneer iets aandacht nodig heeft.

Kies tools die je team al gebruikt of die intuïtief zijn, want het adopteren van nieuwe software kost tijd en energie.

Voor automatisch publiceren gebruik je de native planningsfuncties van LinkedIn, Facebook en Instagram. Plan posts in batches voor de hele week en bespaar dagelijks inloggen. Deze aanpak combineert overzicht in je kalender met geautomatiseerde distributie, zodat je consistent blijft zonder dagelijks actie te hoeven ondernemen.

Samenvatting en volgende stap

Je hebt nu alle stappen doorlopen om een effectieve contentkalender op te zetten. Je weet hoe je doelen en doelgroep bepaalt, welke structuur en frequentie werken, hoe je de kalender vult, en welke tools je tijd besparen. Contentkalender maken begint met planning en eindigt met consistente, waardevolle content die je doelgroep bereikt.

Start vandaag met het downloaden van een template en vul minimaal de komende vier weken in. Test welke aanpak voor jouw team werkt en pas aan waar nodig. Wil je hulp bij het automatiseren van je content of het opzetten van een slim contentproces? Neem contact op en we denken graag met je mee over digitale oplossingen die je contentplanning naar een hoger niveau tillen.